Apps e soluções que são essenciais na minha vida

Depois de um artigo mais reflexivo e analítico, resolvi listar as ferramentas, apps e soluções que me apoiam na minha vida pessoal e na na construção da abeLLha e Honeycomb assim como a razão de as utilizarmos.

Não acredito que exista uma solução perfeita para todos, até porque cada pessoa e empresa opera de maneira singular, mas acredito que dividir um pouco pode gerar valor para alguns.

O meu objetivo, sempre que procuro algo pra facilitar a minha vida, é o de criar simplicidade e buscar um certo minimalismo (não quero ter que abrir 50 coisas por dia). Eu opero de uma maneira bem GTD (Getting Things Done, livro do David Allen) onde a ideia é não ter nada na minha cabeça, tudo em gatilhos e em um só lugar.

Outro ponto é que na minha vida eu não separo as coisas em vida pessoal / vida profissional. Eu sou, afinal, uma pessoa só e uma coisa vai sempre influenciar a outra.

Assim, vou dividir as soluções em AJ (o que uso para me organizar) vs Negócios (o que usamos para operar abeLLha e Honeycomb).

AJ:

A minha organização pessoal é fundamentada em 3 soluções:

Email: gosto de receber qualquer tipo de contato preferencialmente por email. Eu trabalho com o inbox zero: tento zerar a caixa de email todos os dias. Eu sigo a seguinte lógica: se um email demora mais que 5 minutos para ser respondido, provavelmente ele vai virar uma tarefa no OmniFocus e ser arquivado.

OmniFocus: É onde fica absolutamente tudo o que preciso fazer. Entram coisas desde renovar meu passaporte até revisar um plano de negócio pra entregar pra investidor Y na data X. O OmniFocus cria gatilhos de tarefas recorrentes também, o que facilita muito o operacional de quem tem que vestir um monte de chapéus de coisinhas que devem acontecer a cada mês ou semana. É um software pra quem quer operar GTD e é só pra produtos Apple. Pra quem usa PC eu recomendo o Remember the Milk que é bem similar.

Calendário: É essencial pra te ajudar a planejar quando você vai fazer o que tem pra fazer. A minha agenda é bem louca e se eu não organizar reuniões de uma maneira otimizada eu vou perder a semana toda sem conseguir ter tempo pra executar. Eu faço mais ou menos assim: segundas a gente faz as reuniões das equipes do Honeycomb e abeLLha e eu organizo o financeiro. Terça deixo manhã livre com reuniões a tarde. Quarta é o dia que me dôo para as startups de Impacto Social da abeLLha fazendo o acompanhamento direto com cada um. Quinta marco reuniões e sexta eu só agendo algo se for muito urgente, pois é quando eu sento pra executar (onboarding de clientes do Honeycomb, análises e relatórios, trabalhar no Pipeline de vendas etc).

O resto meio que é resto mesmo :) Eu uso o Slack e WhatsApp pra comunicação mas eu odeio esse lance de notificações instantâneas sem saber a real importância do conteúdo dentro da notificação (pode ser um gif de um gatinho ou um assunto realmente importante) e isso gera, a todo momento, um senso de urgência muitas vezes desnecessário.

Pra resolver isso eu tirei todas as notificações de Slack, WhatsApp, Instagram e Facebook (Messenger e Facebook). Eu verifico cada uma delas mas em momentos que são uma escolha e não no impulso da "bolinha vermelha".

Tem um artigo excelente do Jason Fried, CEO do Basecamp, sobre isso.

Negócios:

Para tocar o dia-a-dia e estratégia da abeLLha a Honeycomb também buscamos um ângulo minimalista.

Honeycomb: É nossa bússola! É utilizado para estratégia e acompanhamento de resultados. É nele que está toda a nossa estratégia, quem é responsável pelo que e os papeis operacionais de cada um da equipe. O Honeycomb gera muita clareza estratégica e transparência em resultados e performance e é super simples de operar. O mais importante do Honeycomb é a operação: ter as reuniões semanais que alinham como estamos atingindo ou não resultados e o andamento de cada projeto. A gente sempre faz as segundas e fica todo mundo alinhado sobre o foco da semana. Não utilizamos nenhum gerenciador de tarefas a partir daí (a não ser pro backlog de produto) pois com esse checkpoint semanal e focado cada um foca na execução e não em ficar preenchendo status em nenhuma outra ferramenta.

Google Calendar: Rodamos nossos emails e calendário no Google. Principalmente pra marcar reuniões e as sessões com os incubados da abeLLha. O bom é que cada item já vem com o link do Google Hangouts pra todo mundo se conectar (o time da abeLLha e Honeycomb está sempre entre Rio e São Paulo)

Google Sheets: Temos as planilhas de acompanhamento dos incubados compartilhada pelo Google Drive e o acompanhamento de resultados das nossas ações de marketing (para o funil alcance>visitantes>leads>venda). Eu também uso o Sheets pra controlar o pipeline de leads e vendas do Honeycomb e abeLLha assim como onboarding de usuários. Não é a solução definitiva mas agora que ainda somos pequenos é super visual e fácil de acompanhar. Estou no processo de migrar para o RD Station, da Resultados Digitais, pra integrar melhor o funil do marketing até as conversões de leads e vendas pro Honeycomb.

Excel: Ô coisinha linda de Deus! Não sei o que seria da minha vida sem o excel. Planos de negócio, lógica pra decisões, análises, financeiro. Ele serve pra basicamente tudo!

ZeroPaper: O nosso financeiro era rodado no excel. Estamos no meio da transição pro ZeroPaper e estou adorando. Passei a usar na minha vida pessoal também. Poucas pessoas falam sobre como é importante ter uma visão estratégica do seu financeiro (custos e receitas) como peça chave para tomada de decisões e o ZeroPaper te dá isso com facilidade e simplicidade assim como uma visão clara de fluxo de caixa.

Keynote: É onde eu monto propostas, nossos decks e apresentações.

E você? Quais soluções e apps são essenciais na sua vida?